Eva von Simpli.bot: Struktur für den Anfrageprozess in der Eventbranche

Bielefeld (ots) –

Viele Eventlocations stoßen im Tagesgeschäft an ihre Grenzen – nicht wegen fehlender Nachfrage, sondern wegen überlasteter Vertriebsprozesse. Zwischen E-Mails, Anrufen und Terminabsprachen bleibt wenig Zeit für qualifizierte Gespräche oder strategische Planung. Der deutsche Anbieter Simpli.bot hat mit dem KI-System Eva eine Lösung entwickelt, die genau hier ansetzt: Sie automatisiert den Anfrage- und Buchungsprozess und entlastet Teams spürbar.

Am Ende eines langen Veranstaltungstags kehrt Ruhe ein – doch im Hintergrund bleibt die Unsicherheit. Wurden heute alle Anfragen beantwortet? Ist ein vielversprechender Lead unbeachtet geblieben? Die Nachfrage ist hoch, doch wertvolle Chancen gehen verloren, weil der Vertriebsprozess dem Tagesgeschäft nicht standhält. Wenn Teams Stunden um Stunden mit E-Mails, Rückrufen und Kalenderabgleichen beschäftigt sind, fehlt die Zeit für das, was wirklich zählt: qualifizierte Gespräche, perfekte Organisation vor Ort und unvergessliche Momente für die Gäste. „Wer es nicht schafft, systematisch auf Anfragen zu reagieren, verliert nicht nur Buchungen – sondern auch Vertrauen und Handlungsspielraum“, sagt Dennis Melson, Gründer von Simpli.bot.

„Deshalb brauchen Unternehmen heute intelligente Systeme, die Prozesse automatisieren und so Ressourcen für das Wesentliche freisetzen“, fährt Dennis Melson fort. Genau hier setzt Simpli.bot an: Mit dem KI-gestützten System Eva bietet das Unternehmen einen strukturierten, vollständig automatisierten Vertriebsprozess speziell für Eventlocations. Statt zeitintensivem E-Mail-Pingpong und manueller Terminvergabe übernimmt Eva die Erstkommunikation, filtert unpassende Anfragen heraus, koordiniert Termine und begleitet Interessenten bis zur Buchung – rund um die Uhr und über alle gängigen Kanäle. So entsteht aus einem oft chaotischen Alltag ein planbarer, skalierbarer Prozess, der Kapazitäten freisetzt und verlorenes Potenzial zurückholt.

Verpasste Anfragen, verlorenes Potenzial – wenn Leads ungenutzt bleiben

Unbeantwortete Anfragen und verpasste Rückrufe führen in vielen Eventlocations zu erheblichen Umsatzeinbußen. Interessenten, die zu lange auf eine Antwort warten, suchen sich schnell alternative Angebote – denn sie wollen nicht erklären, sondern erleben. Während Mitarbeiter zwischen E-Mails, Telefonaten und Chat-Nachrichten jonglieren, häufen sich neue Anfragen, die oft unvollständig sind oder Standardfragen zu Preisen und Kapazitäten enthalten. Terminwünsche müssen häufig noch telefonisch koordiniert, manuell in Excel eingetragen und per E-Mail bestätigt werden. Diese fragmentierten Prozesse kosten wertvolle Zeit und binden Ressourcen, die anderswo dringender gebraucht werden.

Häufig entpuppen sich viele Anfragen als wenig konkret oder nicht ernst gemeint, sodass das Team viel Zeit in Gespräche mit Interessenten investiert, die weder das nötige Budget noch die Absicht zur Buchung haben. Ohne systematische Vorqualifizierung wird das Personal zum Rundum-Service, der auch für nicht erfolgversprechende Kontakte eingesetzt wird. Der Alltag ist geprägt von sich wiederholenden Routinen: Anruf, Mail, Rückruf, Kalendereintrag und Follow-up ziehen sich oft in die Länge, ohne dass ein Termin zustande kommt. Bis zu 70 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf diese wiederkehrenden Aufgaben, was nicht nur die Motivation der Mitarbeiter senkt, sondern auch Fehler wie doppelte Buchungen oder vergessene Rückmeldungen begünstigt. Fehlende Struktur bremst so nicht nur das Team, sondern auch den gesamten Geschäftserfolg aus.

Mehr als ein Tool: Eva ist Ihr smarter Vertriebsprozess – rund um die Uhr

Eva von Simpli.bot ist keine herkömmliche Softwarelösung, sondern das zentrale Element eines skalierbaren, KI-gestützten Vertriebsprozesses, der speziell auf die Bedürfnisse moderner Eventlocations abgestimmt ist. Die Plattform kommuniziert direkt über WhatsApp, E-Mail oder Website-Formulare mit Interessenten, qualifiziert Anfragen durch gezielte Rückfragen und trifft automatisierte Vorauswahlen. Dabei begrüßt Eva potenzielle Kunden persönlich, ermittelt Budget und Wünsche und sortiert ungeeignete Anfragen aus. Die Terminvergabe erfolgt vollständig automatisiert, inklusive Kalendereintragungen, Bestätigungen und Erinnerungen, was die No-Show-Rate erheblich reduziert und den administrativen Aufwand minimiert.

Darüber hinaus sorgt Eva durch eine abgestimmte Folgekommunikation mit bis zu acht individuell getimten Nachrichten dafür, dass auch bei ausbleibenden Rückmeldungen kein Kontakt verloren geht. Häufig gestellte Fragen zu Preisen, Ausstattung oder Verfügbarkeit werden in Echtzeit beantwortet, während Angebote und Informationsmaterial automatisch versendet werden. Nach dem Event erinnert das System Gäste an Bewertungen und aktiviert frühere Interessenten neu, was zu einer Steigerung der Folgeanfragen um bis zu 25 Prozent führt. Dieses ganzheitliche und automatisierte Anfrage- und Buchungssystem vermeidet Insellösungen und fragmentierte Abläufe, schont Ressourcen und steigert das Umsatzpotenzial der Betreiber nachhaltig. „Mit Eva schaffen wir eine Lösung, die nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch die Beziehung zwischen Veranstaltern und Gästen nachhaltig stärkt – ganz automatisiert und dennoch persönlich“, erklärt Tim Hoppe, Mitgründer von Simpli.bot.

Erfolgsbeispiel aus Wien: Effizienzsteigerung durch automatisierte Vertriebsprozesse beim Chadim in Wien

Das Chadim, eine der renommiertesten Eventlocations Wiens, hat seine Vertriebsprozesse mithilfe des KI-gestützten Systems Eva von Simpli.bot grundlegend neu organisiert. Inhaber Stefan Hadwara berichtet: „Früher haben wir teilweise Anfragen übersehen oder viel Zeit mit Rückfragen oder unqualifizierten Terminen verloren. Heute übernimmt Eva diesen Teil für uns – schnell, zuverlässig und professionell.“ Seit der Einführung koordiniert Eva eigenständig die Anfragen und schafft so mehr Kapazitäten für die persönliche Betreuung der Gäste. Das Ergebnis sind klare Abläufe, höhere Abschlussquoten und zufriedenere Kunden – ohne zusätzlichen Personalaufwand.

Effiziente Vertriebsprozesse für Eventlocations: Skalierbar und individuell anpassbar

Immer mehr Eventlocations in der DACH-Region setzen auf Eva – nicht nur als Software, sondern als intelligente Vertriebsinfrastruktur, die den gesamten Anfrageprozess automatisiert und dabei die persönliche Ansprache bewahrt. Innerhalb weniger Tage lässt sich Eva nahtlos in bestehende Abläufe integrieren und sorgt für eine effiziente Betreuung der Kundenanfragen rund um die Uhr.

Locations führen in nur drei Minuten eine kostenlose Standortprüfung durch, um zu prüfen, ob Eva zum eigenen Geschäftsmodell passt. Aufgrund des individuell abgestimmten Setups ist die Anzahl der Neuinstallationen auf 18 pro Monat begrenzt – eine frühzeitige Anmeldung sichert den Zugang zu dieser Lösung.

Sie möchten Ihre Vertriebsprozesse professionell und effizient gestalten? Prüfen Sie jetzt kostenlos und unverbindlich, ob Eva von Simpli.bot (https://simpli.bot/eventlocations) zu Ihrer Location passt.

Pressekontakt:
Simpli GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Tim Hoppe & Dennis Melson
E-Mail: [email protected]
Webseite: https://simpli.bot/Ruben Schäfer
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Quelle: ots